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Transformation du processus de préparation fiscale grâce à l’intelligence artificielle

Mon rôle

Senior UI/UX Designer

Type de produit

Solution B2B SaaS, workflow fiscal assisté par l’IA

Équipe

Product Owners, Product Managers, développeurs, experts métier en fiscalité, deux designers UX/UI

Contexte

Les professionnels de la fiscalité gèrent un processus complexe de collecte d’informations, de validation de documents et de saisie de données. Plusieurs étapes manuelles sont longues et répétitives, particulièrement en période de pointe.

L’objectif était de concevoir une expérience assistée par l’IA qui permet aux préparateurs d’automatiser certaines tâches et de réduire les tâches administratives, tout en conservant le contrôle et la validation humaine nécessaires dans un contexte fiscal réglementé.

J’ai principalement contribué à la conception du questionnaire builder, à une partie des interactions liées à l’IA dans ce workflow, ainsi qu’à l’expérience d’import des informations dans la déclaration fiscale.

Défis

Comment permettre aux préparateurs d’utiliser l’IA pour accélérer leur travail, tout en conservant la transparence, la confiance et le contrôle nécessaires pour valider des informations critiques?

Concevoir une nouvelle expérience dans un écosystème existant

Respecter les patterns et contraintes des produits existants, rester cohérent avec l’écosystème actuel et introduire des capacités d’IA sans rupture dans les habitudes des utilisateurs.

Favoriser l’adoption d’un nouveau processus de travail

Les préparateurs sont des experts aux méthodes établies. Il fallait améliorer leur processus plutôt que le remplacer, rendre visibles les actions de l’IA et préserver leur sentiment de contrôle.

Simplifier un processus complexe

Les règles fiscales et les profils clients rendent la collecte difficile à standardiser. L’outil devait être assez flexible pour couvrir plusieurs scénarios, tout en restant simple à utiliser.

Ma contribution

1. Questionnaire builder

J’ai conçu l’expérience qui permet aux préparateurs de créer des questionnaires personnalisés selon la situation de chaque client.

• Création de questionnaires avec un form builder et ajout de questions par section.
• Logiques conditionnelles pour n’afficher que les questions pertinentes. Un client retraité de 75 ans ne reçoit pas les mêmes questions qu’un autre profil.
• Paramètres personnalisables selon les profils clients.
• Association des réponses aux champs correspondants des formulaires fiscaux.

2. L’IA dans le questionnaire

J’ai contribué aux interactions entre le questionnaire et l’IA, qui identifie les informations pertinentes dans les documents clients, complète certaines parties du questionnaire et assiste la collecte de données. Une attention particulière a été portée à la compréhension des suggestions, à la possibilité de vérifier et corriger, et au maintien du contrôle humain sur les décisions finales.

3. Import dans la déclaration fiscale

J’ai conçu l’expérience qui permet de récupérer les informations du questionnaire et de les intégrer à la déclaration : visualiser les données disponibles, choisir quoi importer, vérifier les valeurs proposées et les modifier avant l’intégration finale.

Solution globale

1. Créer un questionnaire personnalisé selon le profil du client.
2. L’envoyer à plusieurs clients simultanément.
3. Laisser les clients répondre dans leur portail personnalisé.
4. Collecter automatiquement les documents nécessaires.
5. Utiliser l’IA pour analyser, classifier et extraire les informations pertinentes.
6. Réviser et importer les informations directement dans la déclaration.

Approche UX

• Analyse des besoins utilisateurs et des processus existants.
• Collaboration étroite avec les experts métier et les équipes produit.
• Parcours utilisateurs et scénarios complexes.
• Wireframes, maquettes haute fidélité et prototypes interactifs.
• Validation des concepts avec les parties prenantes et itérations selon les contraintes techniques.

Le design system existant de l’entreprise a servi de fondation, pour assurer la cohérence visuelle et faciliter l’implémentation.

Impact

• Moins de tâches manuelles répétitives.
• Collecte d’informations plus rapide, données mieux structurées.
• Plus de temps pour les tâches à valeur ajoutée.
• Une approche assistée par l’IA qui maintient la confiance des utilisateurs.

Réflexion personnelle

Ce projet m’a permis d’explorer des expériences où l’IA agit comme un assistant plutôt qu’un remplacement de l’utilisateur. La principale question UX était de trouver le bon équilibre entre automatisation et contrôle humain : accélérer le processus tout en donnant aux professionnels la visibilité et la capacité de décision dont ils ont besoin.

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Modernisation d’une plateforme CRM de suivi fiscal pour améliorer l’efficacité des professionnels

Secteur

Technologie, finance

Mon rôle

Senior UI/UX Designer : recherche, analyse, design

Objectif

Repenser la section CRM pour l’aligner sur l’image de marque, avec une expérience plus intuitive, cohérente et facile à naviguer

Contexte

Tracking est une plateforme CRM utilisée par les professionnels de la fiscalité pour suivre l’avancement des déclarations clients. Elle repose sur une approche inspirée des tableaux Kanban : les déclarations sont des cartes qui avancent dans les étapes de préparation, de révision et de finalisation. Chaque cabinet configure ses propres catégories.

Au fil des années, le produit avait évolué rapidement pour répondre à des besoins immédiats, ce qui avait mené à une interface vieillissante, une expérience incohérente et certaines limitations de performance. Le projet visait à tout moderniser tout en préservant les workflows essentiels du quotidien.

Mon rôle

J’ai contribué à la refonte complète de l’expérience, en collaboration avec les équipes produit, développement et autres parties prenantes.

• Participer à la définition de la nouvelle expérience utilisateur.
• Repenser l’interface complète du produit de façon cohérente et moderne.
• Concevoir des composants et interactions alignés avec le design system de l’entreprise.
• Améliorer la fluidité des actions quotidiennes.
• Collaborer avec les développeurs pour une implantation efficace.
• Contribuer à l’intégration de Tracking avec d’autres produits de l’écosystème Wolters Kluwer.

Défis

Moderniser sans perturber les utilisateurs

Conserver les workflows existants, les habitudes essentielles et la flexibilité nécessaire aux différents types de cabinets.

Transformer une interface vieillissante en expérience cohérente

Corriger une interface désuète, des interactions inconsistantes et une expérience peu intuitive, en reconstruisant de A à Z dans le respect des contraintes techniques.

Créer un écosystème de produits connecté

Faire de Tracking plus qu’un outil isolé, en assurant une expérience cohérente avec les autres solutions Wolters Kluwer, notamment les outils de facturation.

Solution

Refonte complète de l’expérience

Nouvelle hiérarchie visuelle, interface modernisée, navigation améliorée, actions simplifiées et gestion des déclarations plus fluide.

Amélioration du workflow Kanban

Le système de cartes a été conservé pour respecter le modèle mental des utilisateurs. Il est maintenant plus facile de visualiser l’avancement, de déplacer les cartes, d’adapter les workflows aux cabinets et de réduire la friction au quotidien.

Intégration avec l’écosystème Wolters Kluwer

Tracking est connecté à d’autres produits de l’écosystème pour offrir une expérience plus intégrée entre les outils professionnels.

Approche UX

• Analyse des problèmes de l’expérience existante.
• Exploration des besoins utilisateurs et des contraintes métier.
• Concepts d’interface, maquettes et prototypes interactifs.
• Collaboration avec les équipes produit et développement.
• Validation selon les contraintes techniques et les besoins des utilisateurs.

Décisions de design clés

1. Préserver l’accès en un clic aux actions fréquentes

L’une des principales exigences des utilisateurs était de ne pas ajouter de navigation inutile. Les utilisateurs ne travaillent pas tous de la même façon : les gestionnaires s’appuient souvent sur les statistiques du tableau de bord, alors que les préparateurs se concentrent sur leurs dossiers actifs. Nous avons donc ajouté des statistiques repliables, ce qui libère de l’espace à l’écran lorsque ces indicateurs ne sont pas nécessaires, sans multiplier les dispositions.

2. Moderniser l’expérience Kanban sans changer le modèle mental

Tracking était déjà organisé autour d’un workflow Kanban que les utilisateurs comprenaient bien. Plutôt que de le réinventer, nous l’avons raffiné : séparation visuelle plus claire entre les étapes, moins de bruit visuel, meilleure hiérarchie et lisibilité, et cartes plus faciles à parcourir en période de pointe.

3. Réduire la friction grâce à la manipulation directe

Gérer des centaines de déclarations chaque jour demande des interactions efficaces. Nous avons introduit le glisser-déposer pour déplacer les déclarations d’une étape à l’autre, ce qui réduit le nombre de clics pour les actions courantes et rend les changements de statut plus rapides et plus intuitifs.

Principes de design

• Préserver les modèles mentaux existants des utilisateurs.
• Réduire la charge cognitive.
• Améliorer la hiérarchie de l’information.
• Garder les actions fréquentes accessibles.
• Augmenter la flexibilité sans augmenter la complexité.
• Moderniser sans perturber les workflows établis.

Impact

• Une expérience utilisateur modernisée.
• Une meilleure fluidité dans les actions quotidiennes.
• Une interface plus cohérente avec l’écosystème Wolters Kluwer.
• Une base plus solide pour l’évolution future du produit.
• Une meilleure performance et réactivité de l’application.

Ce que j’en retiens

Repenser un produit d’entreprise mature, ce n’est pas seulement rafraîchir l’interface. Le plus grand défi est de trouver l’équilibre entre innovation et familiarité : améliorer l’utilisabilité tout en respectant les workflows existants, les contraintes d’affaires et l’architecture du produit.

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AI-Powered Tax Preparation Workflow

My role

Senior UI/UX Designer

Product

Enterprise B2B SaaS platform for tax professionals

Team

Product Owners, Product Managers, Software Engineers, Tax Subject Matter Experts, two Product Designers

Overview

Tax professionals manage a highly complex workflow involving client communication, document collection, data validation, and tax return preparation. During peak tax season, these manual processes become repetitive, time-consuming, and prone to errors.

Our goal was to design an AI-assisted tax preparation workflow that streamlines information gathering, automates repetitive tasks, and improves efficiency while preserving the transparency, trust, and human oversight required in a highly regulated industry.

My role

I was primarily responsible for the design of the Questionnaire Builder, portions of the AI-assisted workflow, and the data import experience that lets tax professionals review and import client information directly into tax returns.

• Designing complex user workflows
• Creating wireframes and interactive prototypes
• Defining conditional logic interactions
• Designing AI-assisted user experiences
• Collaborating with Product Managers, Engineers and SMEs
• Iterating designs based on stakeholder feedback

Challenges

Designing an AI-powered workflow wasn’t only a technology challenge, it was also a product and adoption challenge.

Working within an existing product ecosystem

The new workflow had to integrate seamlessly into an established suite of enterprise tax products: respect existing patterns and workflows, stay consistent with the company’s Design System, and introduce AI capabilities without disrupting familiar user behaviors.

Encouraging adoption

Tax professionals are expert users who rely on well-established workflows. Instead of replacing those workflows, our goal was to enhance them: maintain user trust, keep professionals in control of every decision, and make AI suggestions understandable and transparent.

Simplifying complexity

Tax preparation involves countless client scenarios. The challenge was creating a flexible questionnaire builder that supports highly configurable workflows while remaining intuitive for everyday users.

Contribution

1. Questionnaire Builder

I led the UX/UI design of a configurable questionnaire builder that enables firms to create personalized tax questionnaires.

• Drag-and-drop questionnaire creation
• Custom sections
• Configurable question types
• Conditional logic
• Field mapping to tax forms
• Firm-level customization

Instead of creating one static questionnaire, firms can build reusable workflows tailored to different client profiles. For example, a retired client doesn’t receive the same questions as a self-employed business owner.

2. AI-assisted Questionnaire

I collaborated on the user experience around AI-powered document analysis. The AI detects relevant information in uploaded documents, pre-fills questionnaire responses, and reduces manual data entry. A major design consideration was making sure users understood what the AI detected, how confident it was, and how to review or modify suggested values before proceeding.

3. Tax Return Import Experience

Once questionnaires are completed, professionals can review all collected information before importing it into the client’s tax return: preview the data, select what to import, edit incorrect values, and keep complete control before finalizing. Rather than replacing professional judgment, AI accelerates repetitive work while keeping people in control.

Global Solution

The end-to-end workflow enables tax professionals to:

1. Build custom questionnaires
2. Send them in bulk to multiple clients
3. Collect responses through the client portal
4. Automatically request supporting documents
5. Analyze documents using AI
6. Classify and organize uploaded files
7. Pre-fill questionnaire responses
8. Review AI-generated information
9. Import validated data directly into tax returns

Design Process

• Discovery workshops and workflow mapping
• User flow creation and wireframing
• High-fidelity UI design and interactive prototyping
• Cross-functional collaboration and design validation
• Iterative improvements

Existing Design System components were leveraged to maintain consistency across the Wolters Kluwer ecosystem.

Outcome

The redesigned workflow modernized a traditionally manual tax preparation process.

• Reduced manual data entry
• Faster information collection
• Improved data quality
• Increased efficiency for tax professionals
• AI-assisted workflows while maintaining human oversight
• Better scalability for firms handling large client volumes

Key Takeaways

Designing AI products isn’t about replacing users. It’s about building experiences where AI supports people’s expertise while preserving trust, transparency, and control.

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Modernizing an Enterprise Tax Workflow Platform

Industry

Enterprise Software, FinTech

Role

UX Research, Product Design, UI Design, Prototyping

Objective

Redesign the CRM experience to align with Wolters Kluwer’s product ecosystem while improving usability, performance, and workflow efficiency for tax professionals

Overview

Tracking is an enterprise CRM platform used by tax professionals to manage and monitor the progress of client tax returns. It follows a Kanban-inspired workflow: each tax return is a card that moves through customizable stages defined by each accounting firm.

Over time, the product had grown organically to meet immediate business needs, resulting in an outdated interface, inconsistent interactions, and performance limitations. The objective was not simply to redesign the interface, but to modernize the entire experience while preserving the workflows professionals relied on every day.

My role: Senior UI/UX Designer

Working closely with Product Managers, Engineers, and stakeholders, I contributed to the complete redesign of the Tracking experience.

• Defining the future user experience for the platform
• Redesigning the interface using the company’s Design System
• Creating wireframes, high-fidelity mockups, and interactive prototypes
• Improving navigation and workflow efficiency
• Simplifying complex user interactions
• Collaborating closely with Engineering throughout implementation
• Supporting the integration of Tracking with other Wolters Kluwer products, including Billing

Challenges

Modernize a mission-critical platform used daily during peak tax season

Tracking was a mature product used daily by experienced professionals. We had to modernize it without disrupting established workflows: preserve existing mental models, improve usability without increasing the learning curve, and respect technical and product constraints.

Redesigning a product built for speed

New features had been added rapidly over several years, leaving an outdated visual interface, inconsistent interaction patterns, complex navigation, and performance bottlenecks. The redesign aimed to establish a scalable foundation for the future.

Building a connected product ecosystem

Tracking was no longer meant to be a standalone application. A key objective was integrating it with the broader Wolters Kluwer ecosystem, including Billing and other enterprise products.

My contribution

Complete UI redesign

I helped redesign the platform from the ground up, with a cleaner, more modern interface aligned with the Design System: improved visual hierarchy, simplified navigation, consistent interaction patterns, and reduced visual complexity.

Optimizing the Kanban workflow

Rather than replacing the existing workflow, we enhanced it while preserving users’ established mental model. Professionals can now monitor progress more efficiently, move cards with drag and drop, customize workflows to firm-specific processes, and face less friction in everyday tasks.

Cross-product integration

Tracking was redesigned to integrate with other Wolters Kluwer products, so professionals can move naturally between related workflows without feeling they are switching between disconnected applications.

Design Process

• UX analysis of the existing platform and workflow analysis
• User journey mapping and information architecture
• Wireframing, high-fidelity UI design, and interactive prototyping
• Cross-functional collaboration and design validation
• Iterative refinement

All solutions were built using the existing Design System to ensure consistency across the product suite.

Key Design Decisions

1. Preserve one-click access to high-frequency actions

One of the biggest user requirements was to avoid adding unnecessary navigation. Different users also work differently: managers often rely on dashboard statistics, while tax preparers focus on their active work items. We introduced collapsible dashboard statistics so users can free up screen space whenever those metrics aren’t needed, without requiring multiple layouts.

2. Modernize the Kanban experience without changing the mental model

Tracking was already organized around a Kanban workflow users understood well. Rather than reinventing it, we refined it: clearer visual separation between stages, less visual noise, better hierarchy and readability, and cards that are easier to scan during busy tax periods.

3. Reduce friction through direct manipulation

Managing hundreds of tax returns each day requires efficient interactions. We introduced drag-and-drop for moving returns between workflow stages, which reduced the clicks needed for common actions and made status changes feel faster and more intuitive.

Design Principles

• Preserve existing user mental models
• Reduce cognitive load
• Improve information hierarchy
• Keep frequent actions accessible
• Increase flexibility without increasing complexity
• Modernize without disrupting established workflows

Outcome

• Modernized user experience
• Faster and smoother daily workflows
• Improved consistency across the Wolters Kluwer ecosystem
• Better application performance
• A scalable foundation for future product evolution

Key Takeaways

Redesigning a mature enterprise product isn’t only about refreshing the interface. The biggest challenge is balancing innovation with familiarity, improving usability while respecting users’ existing workflows, business constraints, and product architecture.